01
El cliente y su problema
- Autónomo de vinilos. Trabaja con varios clientes; el principal es FCC (empresa grande que le encarga proyectos diversos), pero hay más.
- Proceso actual (manual): genera proforma → la envía → (solo clientes grandes) reclama el número de pedido → lo pasa a factura.
- Dolores:
- Reclamación constante del número de pedido (tardan en darlo).
- Le pagan tarde.
- En picos de trabajo aparca la facturación para ejecutar proyectos → al volver, cuello de botella enorme.
- Herramienta que ya usa: Holded.
02
Flujo objetivo (visión completa)
Javi habla con el cliente (fuera del sistema)
│
WhatsApp: JAVI vuelca el encargo al sistema
(qué cliente · qué hay que hacer · importes)
│
El sistema interpreta y devuelve un BORRADOR DE PROFORMA
+ checklist, y pide APROBACIÓN a Javi
│ (Javi aprueba)
▼
Se genera la PROFORMA en Holded ── proforma SIEMPRE
│
├─ Cliente GRANDE (ficha: nº de pedido = sí · p.ej. FCC)
│ Email al cliente pidiendo el Nº DE PEDIDO
│ ¿Llegó? ─NO (X días)─► RE-RECLAMA (bucle, vía Gmail)
│ │ SÍ (detectado en Gmail)
│ ▼ se vincula el nº de pedido
│
└─ Cliente PEQUEÑO → se salta el paso del pedido
│
▼
Se genera la FACTURA en Holded → se envía al cliente
│
Agente de COBROS: si no pagan en plazo, reclama (Cerebro FCC)
│
Conciliación: casar pagos con facturas (fase posterior)
│
REPORTES + AVISOS: vigila la cartera y le dice a Javi
a quién atender o llamar, con los datos concretos
Principio de diseño (tu sello): la IA propone, Javi aprueba, el sistema ejecuta. Nada sale hacia fuera sin que Javi lo valide.
Clave para generalizar: un solo motor parametrizado por una ficha de cliente que activa/desactiva pasos (¿pide nº de pedido?, plazo de pago, canal, tono de reclamación). FCC = ficha con "nº de pedido: sí". Arrancamos con FCC y el resto de clientes son fichas nuevas.
03
Fases del proyecto (tu propuesta, ordenada)
Fase 1 — NÚCLEO (el corazón, lo primero a montar)
El circuito esencial funcionando. La entrada por WhatsApp llega enseguida, pero para no bloquearnos con el alta de la API de WhatsApp arrancamos con una entrada provisional (Javi reenvía / mini-formulario):
- Javi vuelca el encargo (entrada provisional) → el sistema genera el borrador de proforma y Javi aprueba.
- Generar proforma en Holded (siempre). Precios: mezcla — catálogo de Holded para lo habitual + ajustes puntuales que indica Javi.
- Solo clientes grandes (FCC): reclamar el nº de pedido automáticamente y re-reclamar cada X días vía Gmail.
- Al llegar el pedido (o directo, si el cliente es pequeño) → generar factura.
- Avisar a Javi en cada paso.
Es el mismo espíritu que el "Núcleo" del Caso A: montar primero el circuito fiable y con avisos, antes de pulir la comodidad de entrada.
Fase 2 — WhatsApp como entrada + tickets
- WhatsApp real: Javi manda el encargo por WhatsApp (un solo número, el suyo) → recibe borrador de proforma → aprueba. Sustituye la entrada provisional de la Fase 1.
- Tickets: que todo ticket/gasto se envíe por la misma herramienta y se suba automáticamente a Holded → el gestor tiene una sola fuente de información.
Fase 3 — Facturación / cobros
- Conciliación de pagos con facturas. Analizar la mejor solución (Holded, banco, manual asistido...).
Fase 4 — Reportes y avisos (el sistema vigila por ti)
Cuando el circuito ya mueve datos, encima se monta una capa de control que trabaja para Javi sin que tenga que entrar a mirar Holded:
- Reporte mensual — un resumen claro a fin de mes: facturado y cobrado, cartera pendiente y vencida, proformas bloqueadas esperando nº de pedido, tiempo medio de cobro y quién tarda más. Por cliente y total.
- Avisos proactivos con datos concretos — el sistema le dice a quién atender y por qué, no un dato genérico. Por ejemplo:
- «Llama a FCC: factura #123 de 2.400 € vencida hace 15 días, ya reclamada 2 veces sin respuesta.»
- «Proforma de [cliente] lleva 10 días esperando el nº de pedido pese a 2 recordatorios.»
- «[Cliente] acumula 3 facturas vencidas (5.600 €) — conviene llamar.»
- Umbrales que decide Javi — a partir de cuántos días de vencimiento, qué importe o cuántas reclamaciones sin respuesta salta el aviso. Configurable por cliente (en su ficha).
Encaja con el sello del sistema: no es una caja negra que actúa sola, es un ayudante que le pone delante a Javi la decisión con los datos ya masticados — él decide si llama. Es también la palanca del fee mensual: valor continuo, no solo el montaje.
04
Puntos técnicos a validar (antes o durante el montaje)
- Holded API: confirmar que permite crear proformas y facturas por API, y consultar/actualizar estados. (Holded tiene API REST; hay que verificar alcance y plan necesario.)
- Envío de emails: ¿se envían desde Holded (su web) o vía Gmail? → a estudiar; Holded podría enviarlos, lo que simplifica.
- Detección del nº de pedido: el sistema lee Gmail y detecta cuándo llega el pedido → definir cómo se identifica (asunto, remitente, formato del número).
- WhatsApp: lo usa Javi (un solo número, no el cliente final) → más simple, pero sigue requiriendo WhatsApp Business API (Meta Cloud API o intermediario tipo Twilio/360dialog), con coste y alta. Por eso la Fase 1 arranca con entrada provisional y el WhatsApp real entra en Fase 2.
- Conciliación de pagos: ¿la hace Holded con conexión bancaria? ¿O casamos importes manualmente asistidos por IA? → decisión de Fase 3.
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Preguntas para la primera sesión con el cliente
- ¿Cuántas proformas/facturas al mes, más o menos? (dimensiona el ahorro y el precio)
- ¿Siempre trabaja con la misma empresa grande, o con varias? ¿El formato del email de "número de pedido" es siempre igual?
- ¿Qué plan de Holded tiene? (para saber si su plan da acceso a API/automatizaciones)
- ¿Cuánto tarda de media en cobrar y cuántas veces reclama? (el dolor en números = tu argumento de venta)
- ¿Cómo lleva hoy los tickets/gastos?
- Formato del WhatsApp: probar con un encargo real suyo cómo prefiere mandar la info (texto libre que la IA interpreta vs. mini-formato guiado) → decisión pendiente.
- ¿Qué clientes, además de FCC, y cuáles son "grandes" (piden nº de pedido)? → para ir armando las fichas de cliente.
- Reportes y avisos: ¿qué le gustaría ver en un resumen mensual? ¿A partir de qué (días de vencido, importe, nº de reclamaciones sin respuesta) quiere que el sistema le avise para llamar a un cliente?
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Modelo de negocio (lo que lo hace producto Nexo)
- Montarlo con este cliente (caso real + banco de pruebas).
- Luego replicarlo a otros autónomos: cobrar montaje (one-off) + fee mensual (mantenimiento/uso).
- Es el caso con modelo de ingresos recurrente más claro de Nexo → candidato a producto estrella: "automatizo la facturación de autónomos".
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Notas
- Nombre "núcleo" aquí = el MVP/corazón del sistema (concepto), no confundir con el producto "Núcleo" del Caso A.
- Riesgo a vigilar: no sobre-ingeniar la Fase 1. El valor está en el circuito fiable proforma→pedido→factura con avisos; WhatsApp y conciliación pueden esperar.